Comment établir un cahier des charges pour le nettoyage de bureaux ?

« Nettoyer les bureaux trois fois par semaine. »

C’est une consigne.

Ce n’est pas vraiment un cahier des charges.

Pour obtenir une prestation cohérente et surtout pouvoir comparer plusieurs entreprises de nettoyage, il faut aller un peu plus loin.

Un bon cahier des charges de nettoyage de bureaux permet de définir clairement les espaces concernés, les tâches attendues et leur fréquence.

Il protège le client comme le prestataire.

Commencez par décrire vos locaux

La première information est évidemment la surface.

Mais ne vous arrêtez pas au nombre de mètres carrés.

Indiquez également la nature des espaces :

bureaux individuels, open space, salles de réunion, accueil, sanitaires, cuisine, espaces de restauration, circulations, locaux techniques ou encore surfaces vitrées.

Ajoutez si possible le nombre de collaborateurs présents et la fréquentation moyenne.

Ces informations permettent de comprendre beaucoup plus précisément le besoin.

Définissez les tâches zone par zone

Plutôt qu’une longue liste générale, raisonnez par espaces.

Bureaux

Sols, surfaces accessibles, corbeilles…

Sanitaires

Nettoyage des équipements, sols et surfaces concernées.

Cuisine et espace café

Plans accessibles, tables, évier, sols…

Salles de réunion

Tables, sols et éléments prévus dans la prestation.

Cette organisation facilite énormément la compréhension du document.

Indiquez la fréquence de chaque tâche

Toutes les tâches n'ont pas besoin d’être réalisées à chaque intervention.

Certaines peuvent être quotidiennes.

D’autres hebdomadaires.

D’autres encore mensuelles ou ponctuelles.

C’est précisément cette distinction qui permet d’optimiser la prestation.

Chez BeKleen, la mise en place d’un nouveau site commence par la définition des besoins, puis se poursuit par des réajustements et un suivi qualité permettant d’optimiser les tâches.

Précisez les contraintes horaires

À quel moment l’entreprise de nettoyage peut-elle intervenir ?

Avant l’arrivée des collaborateurs ?

Après leur départ ?

Pendant les horaires de travail ?

Existe-t-il des contraintes d’accès ou de sécurité particulières ?

Ces informations doivent être connues avant l’établissement du devis.

Elles peuvent modifier considérablement l’organisation nécessaire.

Prévoyez la gestion des imprévus

Un cahier des charges ne peut pas prévoir tout ce qui arrivera au cours des prochaines années.

Il doit donc aussi déterminer comment seront gérées les situations qui sortent de l’entretien habituel.

Intervention supplémentaire, événement, remise en état…

Chez BeKleen, les demandes exceptionnelles sont intégrées au process de suivi des clients.

Définissez aussi comment la qualité sera contrôlée

C’est souvent la partie oubliée.

On explique précisément ce qui doit être nettoyé, mais pas comment vérifier que cela l’a été correctement.

Prévoyez donc dès le départ le mode de suivi.

Qui est l’interlocuteur ?

À quelle fréquence ont lieu les contrôles ?

Comment une anomalie est-elle signalée ?

Comment est-elle corrigée ?

Chez BeKleen, le suivi s’appuie notamment sur les Team Managers, le reporting, le contrôle qualité digitalisé et les feedbacks clients.

Un bon cahier des charges doit rester vivant

Ne considérez pas le document comme définitif.

Vos locaux et votre organisation vont évoluer.

Votre cahier des charges doit pouvoir évoluer avec eux.

Le plus important est finalement d’obtenir un document suffisamment précis pour éviter les incompréhensions, mais suffisamment adaptable pour rester pertinent dans le temps.

Vous préparez une consultation pour le nettoyage de vos bureaux à Lyon ?

BeKleen peut étudier vos locaux et vous accompagner dans la définition des prestations nécessaires avant d’établir votre proposition.

Parlons de vos besoins et construisons ensemble une organisation adaptée à vos bureaux.